Política de privacidad del ERP

El ERP de webiñas (erp.webiñas.com) es la herramienta interna con la que gestiono mi negocio: clientes, presupuestos, facturas, contactos comerciales, correo, agenda y publicidad. Solo entro yo, con usuario y contraseña. Los clientes solo ven las páginas que les envío, como el enlace para aceptar un presupuesto. Aquí te cuento qué datos trato, para qué y qué derechos tienes.

Quién es el responsable

Alejandro Trigo Rosón, con NIF 45956849C, que trabaja con la marca webiñas. Puedes escribirme a hola@webiñas.com.

Qué datos trato

• Clientes: nombre o razón social, NIF, dirección, correo, teléfono, presupuestos, facturas y cobros.
• Contactos comerciales: lo que me cuentas al escribirme (por la web, el correo o WhatsApp) y datos profesionales públicos: tu web, tu ficha de Google y los anuncios que publicas, sacados de las bibliotecas públicas de anuncios de Google y Meta.
• Correo: los mensajes que llegan a hola@webiñas.com y los que envío desde ahí.
• Aceptación de presupuestos: nombre, NIF, empresa, dirección y correo de quien acepta; la dirección IP, el navegador, la fecha y la hora; y una huella (SHA-256) del presupuesto aceptado, para probar qué se aceptó. Del código que te mando por correo solo guardo su huella, y caduca a los 15 minutos.
• Agenda: las citas de mi calendario de Google, con sus invitados.
• Publicidad y analítica: datos de las cuentas de Google (Ads, Analytics, Search Console, Perfil de Empresa) y de Meta que gestiono, mías o de clientes que me han dado acceso. Son sobre todo estadísticas (visitas, clics, gasto), no datos de personas concretas.

Para qué los uso y con qué base legal

• Preparar presupuestos, prestar los servicios contratados, facturar y cobrar: ejecución del contrato (art. 6.1.b del RGPD).
• Cumplir mis obligaciones fiscales y contables: obligación legal (art. 6.1.c).
• Contactar con clínicas y profesionales sanitarios a los que pueden interesar mis servicios, con datos profesionales públicos o que me han dado: interés legítimo (art. 6.1.f). Puedes oponerte cuando quieras y dejo de hacerlo.
• Guardar constancia de quién aceptó un presupuesto y qué aceptó: ejecución del contrato e interés legítimo en poder probarlo.
• Gestionar mi agenda y la publicidad y la analítica de mis clientes: ejecución del contrato con ellos.

No tomo decisiones automatizadas que te afecten jurídicamente.

Asistentes de inteligencia artificial

Trabajo con el ERP a través de asistentes de IA (por ejemplo, les pido por Telegram que preparen una factura o resuman un correo). Para cada tarea, los datos que necesita se envían al proveedor del modelo: Anthropic (Claude) u OpenRouter, que los pasa al modelo que elija. Están configurados para que no usen los datos para entrenar sus modelos. Los asistentes no deciden nada importante solos: enviar un correo, gastar dinero o publicar algo necesita siempre mi confirmación.

Datos de Google

El ERP se conecta a mi cuenta de Google con mi autorización (OAuth) para:

• Google Calendar: ver mis citas, buscar huecos libres, crear citas (con invitados, solo si yo lo confirmo) y cancelarlas.
• Perfil de Empresa de Google: consultar y gestionar las fichas de negocio que administro.

Además, con una cuenta de servicio, consulta Google Ads, Analytics y Search Console de las cuentas que gestiono, y propone cambios en Google Ads que solo se aplican si yo los apruebo.

Uso estos datos solo para verlos y gestionarlos desde el ERP y sus asistentes, cuando yo lo pido. No los vendo, no los uso para publicidad, no se los paso a nadie salvo a los proveedores que el ERP necesita para funcionar (los de la lista de abajo) y no se usan para entrenar modelos de IA generalistas. El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado. El acceso se puede retirar en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions.

Quién más ve los datos

• Hostinger: el servidor donde está el ERP y el buzón de correo.
• Google y Meta: cuando el ERP consulta o cambia cuentas de publicidad, analítica, agenda o fichas de empresa.
• Telegram: los avisos que me llegan al móvil (por ejemplo, que ha llegado un correo o que se ha aceptado un presupuesto).
• Anthropic y OpenRouter (y el proveedor del modelo que elija OpenRouter): los asistentes de IA.
• Mi gestoría: las facturas y los gastos, para presentar los impuestos.
• La Agencia Tributaria y otras administraciones, cuando lo exija la ley.

No vendo datos a nadie. Algunos de estos proveedores están fuera del Espacio Económico Europeo (por ejemplo, en EE. UU.). En esos casos la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Cuánto tiempo los guardo

• Facturas y datos contables: 6 años, como exige el Código de Comercio.
• Presupuestos aceptados y la constancia de su aceptación: mientras dure la relación y 5 años más (el plazo de prescripción de las acciones del contrato).
• Contactos comerciales que no llegan a ser clientes: hasta que me pidas que los borre o, como mucho, 2 años después del último contacto.
• Correos: mientras sirvan para la relación con quien los envió.

Tus derechos

Puedes pedirme acceder a tus datos, corregirlos, borrarlos, oponerte a que los use, limitar su uso o llevártelos. Escríbeme a hola@webiñas.com contándome qué quieres; te contesto en un mes como máximo. Si crees que no he tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

Seguridad

El ERP solo funciona por HTTPS y pide usuario y contraseña. Las claves de los servicios conectados se guardan en el servidor, fuera del código, y cada integración tiene solo los permisos que necesita. Los enlaces de presupuesto llevan una clave aleatoria larga.

Cambios

Si cambio esta política, actualizo la fecha de arriba. Si el cambio es importante, aviso a los clientes afectados. Lee también las condiciones de uso.